Universitas Terbuka (UT) Korea sebagai Miniatur Pengelolaan Universitas
Kebutuhan adanya program Universitas Terbuka Korea (UT Korea) telah ada sejak sekitar tiga tahun lalu. Tetapi belum ada yang bersedia untuk menerima tugas pengelolaan UT Korea. Pada akhir tahun 2009, Persatuan Pelajar Indonesia di Korea (Perpika) membentuk tim penyelenggara UT Korea. Setelah satu tahun kemudian, pada tanggal 12 Desember 2010 diadakan sosialisasi UT di gedung serba guna KBRI Seoul yang diisi oleh Pembantu Rektor 4 UT, pak Gorky Sembiring. Paska sosialisasi UT di KBRI Seoul, tim UT Korea segera melakukan konsolidasi tim pengelola yang diamanahi sebagai pokjar di Korea Selatan.
Dengan waktu yang singkat yaitu sekitar 2 bulan, tim UT Korea melakukan pembenahan secara struktur walaupun dengan pengalaman yang sedikit dalam pengurusan struktur akademik. Dalam struktur UT Korea diputuskan struktur sebagai berikut:
Ketua/Koordinator umum : Hadi Teguh Yudistira
Koordinator registrasi mahasiswa : Viny
Koordinator tutor : Mutiara Baby
Koordinator humas dan informasi : Hasrul Ma’aruf
Koordinator peralatan dan tempat : Iman Prayudi
Bendehara : Dwi Hestiningsih
Pada struktur tersebut, tugas masing-masing struktur memiliki fungsi yang hampir sama dengan struktural di universitas. Koordinator tutor memiliki tugas yang hampir sama dengan tugas dari pembantu rektor 1, bendehara memiliki tugas yang hampir sama dengan tugas dari pembantu rektor 2, koordinator registrasi mahasiswa yang memiliki tugas yang hampir sama dengan tugas dari pembantu rektor 3 serta koordinator humas dan informasi yang memiliki tugas yang hampir sama pembantu rektor 4 yang membantu mencarikan koordinator wilayah dari setiap organisasi tenaga kerja Indonesia.
Dalam penyelenggaraannya dua personal koordinator mengundurkan diri dari posisinya yaitu koordinator registrasi mahasiswa dan koordinator peralatan dan tempat. Awalnya tugas dari koordinator registrasi mahasiswa dipegang oleh koordinator tutor dan koordinator peralatan dan tempat dipegang rangkap oleh ketua/ koordinator umum. Pada awalnya tugas awal tugas koordinator registrasi mahasiswa pada saat regsitrasi mahasiswa dibantu oleh seluruh pengurus UT Korea. Sebelum formulir dikirim ke Jakarta, pengurus UT Korea mendata mahasiswa UT korea dengan mencari informasi nama, NIM, jurusan dan lokasi/ wilayah registrasi. Sebagai informasi, untuk mempermudah pengurusan UT Korea, pengurus UT Korea melakukan pendaftaran sesuai wilayah. Wilayahnya adalah Guro, Ansan, Cheonan, Daejon dan Daegu, dan pasa semester selanjutnya dikembangkan menjadi Guro, Ujiongbu, Ansan, Cheonan, Daejon, Daegu dan Busan. Dari wilayah-wilayah tersebut, pengurus UT Korea membagi atas dua yaitu Korea Selatan bagian utara yang terdiri dari Guro, Ujiongbu, Ansan, Cheonan dan Daejon. Korea Selatan bagian selatan yang terdiri dari daegu dan Busan. Pembagian dua wilayah ini untuk mebantu membuka kelas serta lokasi ujiannya. Data-data mahasiswa tersebut, disimpan di google docs dengan tujuan agar setiap pengurus bisa melihat data tersebut secara on line.
Tetapi dalam proses berjalannya semester awal, ternyata koordinator tutor tidak bisa menerima tugas yang dimiliki oleh koordinator registrasi mahasiswa sehingga tugas ini dipegang oleh ketua/koordinator umum UT Korea. Di dalam pelaksanaannya tugas koordinator peralatan dan tempat yang dipegang oleh ketua/koordinator umum dibantu oleh mahasiswa UT. Hal ini menjadi kesepakatan ketika UT Korea mengadakan kuliah umum yang diisi oleh bu Nadia Sri Damajanti. Pada saat kuliah umum diambil kesepakatan bahwa terkait pengurusan keuangan tempat serta akomodasi tutor menuju kelas akan diurus oleh masing-masing kelas bukan diurus oleh pengurus UT Korea. Dengan adanya kesepakatan itu, tugas koordinator peralatan dan tempat telah berkurang.
Di awal masa akan dilaksanakan tutorial tatap muka, pengurus UT Korea melakukan rapat koordinasi secara on line melalui skype di malam hari pada setiap minggunya. Rapat koordinasi pengurus ini bertujuan melihat kesiapan penyelengaraan perdana proses belajar mengajar UT Korea. Yang menjadi unik dari pengurus UT Korea ini adalah semuanya merupakan mahasiswa Indonesia yang belajar di Korea baik jenjang S1, S2, serta S3. Di tengah kesibukan menjadi mahasiswa di Korea, para pengurus berusaha memberikan sebagain waktunya di malam hari untuk rapat koordinasi melalui skype atau di akhir pecan untuk rapat koordinasi secara tatap muka. Para pengurus biasanya mencari tempat yang bersifat gratis untuk bisa rapat koordinasi secara tatap muka. Tempat-tempat yang telah dijadikan pengurus untuk rapat koordinasi adalah kafe, rumah salah satu pengurus serta daerah santai kampus suatu universitas.
Selain rapat koordinasi pengurus, di UT Korea juga telah menjalankan rapat koordinasi evaluasi akademik mahasiswa. Rapat koordinasi evaluasi akademik mahasiswa ini dihadiri oleh para pengurus UT Korea dan juga para tutor UT Korea. Rapat koordinasi evaluasi akademik mahasiswa ini bertujuan untuk memperhatikan kondisi mahasiswa baik kehadiran maupun kondisi kelas ketika tutorial tatap muka serta membahas beberapa kendala di kelas. Rapat koordinasi evaluasi akademik ini bertujuan untuk membantu tugas koordinator registrasi mahasiswa serta tugas koordinator tutor untuk mengetahui kondisi akademik mahasiswa serta kondisi proses belajar mengajar di kelas. Selama delapan kali pertemuan tutorial tatap muka, rapat koordinasi evaluasi akademik telah dilaksanakan sebanyak empat kali.
Sebagai media membantu tugas dari koordinator humas dan informasi, UT Korea membuat tiga media informasi yaitu website, facebook groups serta mailing list (milist). Dari ketiga media tersebut, facebook group merupakan media efektif untuk menyampaikan beberapa informasi. Koordinator humas dan informasi mempunyai peran penting juga dalam membuka jaringan informasi kepada para koordinator wilayah mahasiswa UT.
Bendehara merupakan salah satu peran yang sangat penting di kepengurusan UT Korea. Hal ini dikarenakan dengan pengelolaan uang yang baik maka pihak mahasiswa UT akan mempercayai pengurus UT Korea. Di awal kepengurusan UT Korea, tidak sedikit para pengurus UT Korea mengorbankan uangnya untuk kepentingan operasional UT Korea. Hal ini dikarenakan diawal kepengurusan, UT korea tidak punya dana operasional. Tetapi dengan pekerjaan yang baik dari bendahara untuk melakukan pengingat pembayaran uang SPP dan uang operasional serta melakukan pembukuan keuangan yang baik, saat ini UT Korea mempunyai keuangan surplus. Sebagian dana surplus tersebut digunakan untuk membeli proyektor, webcam (dan peralatan yang mendukung UT Korea yg lain), hadiah penghargaan kepada mahasiswa yg berprestasi, dan sebagainya. Laporan keuangan UT Korea dilaporkan secara regular setiap semester sebelum penyelenggaran semester ajar yang baru.
Dengan adanya kerja sama yang baik antara pengurus UT korea, para tutor UT Korea serta mahasiswa UT korea, UT korea telah menghasilkan prestasi yang luar biasa. Di luar target dari pengurus di masa semester awal, pengurus hanya menargetkan mahasiswa UT Korea lulus sebanyak 50 %, ternyata prestasi yang terjadi lebih dari itu. Prestasi yang dilahirkan oleh UT Korea adalah mahasiswa UT Korea telah mengikuti festival internasional, satu karya tulis mahasiswa UT Korea yang masuk dalam kompetisi lomba karya tulis yang diselenggarai oleh Perpika, sekitar empat publikasi karya tulis ilmiah mahasiswa UT yang dimasukan ke dalam konferensi terbesar mahasiswa Indonesia di Korea, serta ada sekitar 10 % mahasiswa UT korea yang Indeks prestasinya di atas tiga. Prestasi ini diraih dikarenakan adanya sinergis kerja antara pengurus UT Korea, para tutor UT Korea serta mahasiswa UT Korea yang dimana walaupun mahasiswa UT Korea disibukan dengan aktifitas di pabrik masing-masing.
Dalam pencarian lokasi tempat ujian, pengurus UT Korea dibantu oleh mahasiswa UT korea. Pengurus UT Korea memutuskan diadakan dua lokasi untuk penyelenggaraan ujian UT Korea, yaitu daerah daegu dan ansan. Untuk lokasi ujian di daerah daegu, mahasiswa UT berhasil mendapatkan lokasi di gedung Samsung yang dipinjam melalui suatu lembaga departemen tenaga kerja Korea. Sedangkan daerah ansan telah berhasil menyewa ruangan di kampus universitas Hanyang di Ansan. Untuk mendapatkan ruangan tersebut pengurus UT Korea dibantu oleh Indonesia Community in Corea/Korea (ICC) yang selanjutnya mencoba meminta bantuan kepada pemerintah daerah kota Ansan. Melalui bantuan pemerintah daerah kota Ansan, maka ruangan di kampus universitas Hanyang dapat disewa.
Pada semester selanjutnya, ketua/koordinator umum UT Korea melakukan pembenahan ulang terhadap struktur kepengurusan UT Korea karena ada beberapa tugas yang masih dijabat rangkap oleh pengurus UT Korea sebelumnya. Salah satunya adalah tugas surat menyurat UT Korea dirangkap oleh bendehara dan dibantu oleh Ketua/Koordinator umum UT Korea. Berdasarkan analiasa kebutuhan, kepengurusan UT Korea menjadi:
Ketua/Koordinator umum : Hadi Teguh Yudistira
Koordinator akademik : Iwa Kartiwa
Koordinator mahasiswa : Pratama Eros
Koordinator tutor : Mutiara Baby
Koordinator humas dan informasi : Hasrul Ma’aruf
Bendehara : Dwi Hestiningsih
Sekretaris : Dina P.
Dimana tugas koordinator tutor, bendehara, koordinator mahasiswa serta koordinator humas dan informasi memiliki tugas yang hampir sama dengan tugas pembantu rektor 1, pembantu rektor 2, pembantu rektor 3 dan pembantu rektor 4 secara berurutan. Sedangkan tugas koordinator akademik adalah membantu tugas ketua/koordinator umum untuk mengkoordinasikan tugas-tugas koordinator mahasiswa dan koordinator tutor yang saling beririsan serta tugas sekretaris adalah untuk membuat surat keluar UT korea serta menyimpan data-data UT Korea.
Ketua/Koordinator Umum UT Korea
Hadi Teguh Yudistira
